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Über Robotic Process Automation, Chatbots und künstliche Intelligenz


Bild mit RPA-Prozessen und einem Chatbot

Für unseren Inno Hub for People & Culture im INNO-VERSE sind wir immer auf der Suche nach Menschen, die uns spannende Impulse geben können und ihr wertvolles Wissen mit uns teilen möchten. Dieses Mal haben wir mit Tim Schrick | Haufe HR Services gesprochen. Denn wir wollten wissen, ob und wie digitale Assistenzsysteme, künstliche Intelligenz und Chatbots bei den unterschiedlichsten Aufgaben in der Personal- und Organisationsentwicklung helfen können und wie sie die Arbeitswelten der Zukunft beeinflussen werden.


Unabhängig davon, dass Haufe natürlich selbst über eine breite Palette an Produkten und Dienstleistungen für Personal- und Organisationsentwickler verfügt, die Unternehmen in verschiedenen Bereichen unterstützen, wollten wir mit einem jungen Menschen der Generation Z sprechen, der bei Themen wie diesen am Puls der Zeit ist. Und hier haben wir mit Tim einen echten Experten gefunden. Von ihm erfuhren wir

  • mehr über Robotic Process Automation (RPA) und wie es Unternehmen ermöglicht, repetitive und regelbasierte Aufgaben und Prozesse durch den Einsatz spezieller Software-Bots zu automatisieren,

  • wie die durch solche Automatisierungsprozesse gewonnene Zeit stattdessen sinnvoll für die strategischen Herausforderungen im Unternehmen sowie für die Arbeit mit den dort beschäftigten Menschen genutzt werden könnte,

  • welche Einsatzgebiete für die neue Generation von Chatbots denkbar wären.

Zum Abschluss stellen wir euch noch eine bunte KI- und Chatbot-Sammlung aus unserem Innovationskompass zusammen. Bereit?

IN-MANAS IM GESPRÄCH TIM SCHRICK ÜBER RPA, CHATBOTS UND KI


in-manas: Tim, vielen Dank, dass du dir die Zeit für dieses Interview nimmst. Kommen wir gleich zum Thema: Was denkst du über die Rolle von digitalen Assistenzsystemen und KI in der heutigen Arbeit im Bereich Personal- und Organisationsentwicklung?


Foto: Tim Schrick
Tim Schrick | Haufe HR Services

Tim: Ich denke, dass digitale Assistenzsysteme und künstliche Intelligenz eine immer wichtigere Rolle spielen. Sie ermöglichen es HR-Mitarbeitenden, effizienter und datengetriebener zu arbeiten.


Einer aktuellen BCG-Studie zufolge hat KI das Potenzial, die HR-Arbeit um 30 Prozent zu steigern. Das Potenzial ist definitiv vorhanden, davon bin auch ich überzeugt. Denn solche Tools können beispielsweise bei der automatisierten Vorauswahl von Bewerberinnen und Bewerbern helfen, was Zeit spart und die Qualität der Auswahl verbessern kann. Auch die Einführung einer digitalen Personalakte kann die Personalarbeit enorm entlasten. Generell kann durch die Automatisierung gängiger HR-Prozesse viel Zeit eingespart und Arbeit erleichtert werden.


in-manas: Um welche gängigen HR-Prozesse würde es sich handeln?


Tim: Ich denke da zum Beispiel an die „Arbeitgeberbescheinigung“, die mit wenigen Klicks automatisiert erstellt werden könnte. Weitere mögliche Einsatzgebiete sind die Erstellung von Bonusabrechnungen oder die Verwaltung von Urlaubsanträgen. Insgesamt kann die gewonnene Zeit für strategische Aufgaben genutzt werden. Aber vor allem – und das ist mir wichtig – gewinnen Personalabteilungen mehr Zeit für die Arbeit mit den Mitarbeitenden: ein Grund, warum einige diesen Beruf gewählt haben.


Gleichzeitig ist es mir wichtig zu betonen, dass digitale Assistenzsysteme und künstliche Intelligenz keine generellen Problemlöser sind. So werden beispielsweise strukturelle Probleme nicht durch den Einsatz von KI gelöst werden können.


Die gewonnene Zeit kann für strategische Aufgaben genutzt werden [...]. Aber vor allem gewinnen Personalabteilungen mehr Zeit für die Arbeit mit den Mitarbeitenden.

in-manas: In einem kurzen Vorgespräch haben wir von dir erfahren, dass du für das Thema Robotic Process Automation – kurz RPA – brennst. Du bist der Meinung, dass RPA das Potenzial hat, die Personalarbeit zu revolutionieren. Was genau können wir uns darunter vorstellen? Und warum siehst du darin die Zukunft der Personalarbeit?


Tim: Bei RPA geht es um die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch Software-Roboter. Die Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, repetitive und regelbasierte Aufgaben und Prozesse durch den Einsatz spezieller Software-Bots teilweise oder komplett zu automatisieren. Dieses Feld kann aber auch noch weiter gefasst werden, indem plattformübergreifende Geschäftsprozesse über offene APIs, die wiederum RPA triggern, gedacht werden.


Generell kann RPA Aufgaben, die bisher von Menschen ausgeführt wurden, oft schneller, genauer und vor allem rund um die Uhr erledigen. Diese Art der Automatisierung wird teilweise standardisiert angeboten, was sie auch für KMU erschwinglich macht, da durch den Kauf von Standardsoftware keine IT-Projekte erforderlich sind.


in-manas: Was hältst du von dem Gedanken, die gewonnene Zeit auch im Bereich Personal- und Organisationsentwicklung vermehrt für die INNOVATIONSARBEIT zu nutzen, indem die für das Unternehmen relevanten Treiber allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden, damit das Unternehmen zukunftsfähig und „up to date“ bleibt?


Wir sehen nämlich den Bereich People & Culture als Schlüssel zum Unternehmenserfolg. Doch leider ist es vielerorts noch so, dass Personalabteilungen auf das operative Verwalten und Managen von Prozessen eingeschworen werden. Dabei müsste unserer Meinung nach gerade dieser Bereich als strategisch relevantes Drehkreuz verstanden werden, das den Erfolg von Unternehmen maßgeblich beeinflusst. Das heißt, es müssten sämtliche Personalabteilungen verstärkt Fragen wie diesen nachgehen:

  • Welche Kompetenzen und Profile brauchen wir in den einzelnen Abteilungen in den nächsten fünf Jahren, um im Wettbewerb der Zukunft bestehen zu können?

  • Wie können wir die Fähig- und Fertigkeiten unseres bestehenden Personals dahingehend bewerten und gezielt einsetzen bzw. gegebenenfalls entsprechend auf- und ausbauen?

  • Wie kann es gelingen, weitere Schlüsselpersonen mit den gesuchten Kompetenzen am Arbeitsmarkt zu identifizieren und für das eigene Unternehmen zu gewinnen?

Es bleibt einfach keine Zeit, sich mit zukunftsorientierten Themen, Trends und Innovationen zu beschäftigen.

Tim: Ja, natürlich wäre das wichtig und richtig. Aber die Realität sieht meistens anders aus: Es gibt immer noch zu viele unterschiedliche Aufgaben, die, wenn sie nicht automatisiert oder zumindest teilautomatisiert werden, an den Kolleginnen und Kollegen in den Personalabteilungen hängen bleiben. Und dann bleibt einfach keine Zeit, sich mit zukunftsorientierten Themen, Trends und Innovationen zu beschäftigen. Aber, um den Kreis zu schließen: Hier können wiederum unterschiedliche Tools wertvolle Dienste leisten.


Vor allem die neue Generation von Bots, die nicht mehr auf Basis starrer Entscheidungsbäume stupide Antworten geben, sei es auf Websites oder in Telefonwarteschleifen, bietet hier spannende Optionen. Die alten Bots haben nichts mehr mit der neuen Generation von AI-Chatbots zu tun, die mithilfe von LLMs – als Large Language Models – völlig neue Anwendungsfelder erschließen. Damit scheinen wir an der Schwelle zu aufregenden Entwicklungen im Bereich der Chatbots zu stehen.


Allerdings empfehle ich, das Einsatzgebiet sorgfältig auszuwählen. Von Themen mit geringer Fehlertoleranz rate ich derzeit ab, zumal wir in vielen Bereichen noch keine Rechtssicherheit haben, die wir im HR-Bereich aber definitiv brauchen. Man muss sich also gut überlegen, wo man Bots aktuell einsetzt und wo nicht.



in-manas: Welche Einsatzgebiete würden dir dazu spontan einfallen? Welche würdest du für den Bereich People & Culture spannend finden?


Tim: Spannend fände ich die Integration von Chatbots in die betriebliche Weiterbildung. So könnten solche Systeme verstärkt als personalisierte Lernassistenten eingesetzt werden und bei der Vermittlung von unternehmensspezifischen Inhalten unterstützen. Das größte Potenzial für Generative KI im Bereich HR Administration & Services sehe ich aber, wie bereits erwähnt, im Recruiting. Eine faszinierende Entwicklung sind auch Sprach- und Videobots. Die Idee, mit einem Chatbot in natürlicher Sprache zu kommunizieren, ohne tippen zu müssen, eröffnet viele Möglichkeiten. So könnte man sich zum Beispiel auf Bewerbungsgespräche konzentrieren. Die Fortschritte im Bereich der Digital Twins und Videobots sind ebenfalls beeindruckend und wir können erwarten, dass diese Technologie in Zukunft noch realistischer wird.


in-manas: Vielleicht magst du uns abschließend noch kurz schildern, welche Prozesse bei euch bei Haufe schon automatisiert laufen und wie KI euch im Alltag unterstützt?


Tim: Wir bei Haufe haben viele Prozesse automatisiert:

  • So können wir beispielsweise mithilfe des HR Self-Service diverse Prozesse anstoßen, verfolgen und klären.

  • 24/7 ist unsere Eigenentwicklung, ein HR-Assistant, den wir intern HeRo nennen. Das ist ein Chatbot, der alle Fragen rund um das Thema HR bei uns beantwortet und zum Beispiel die passenden Informationen oder Ansprechpartner heraussucht.

  • Und wenn man bei Haufe zu arbeiten beginnt, stellen wir unsere Onboarding App zur Verfügung, die die neuen Kolleginnen und Kollegen während des gesamten Onboarding-Prozesses strukturell und kulturell begleitet.

Das ist jetzt natürlich nur ein kleiner Auszug. Wenn ich alles aufzählen würde, müsste ich noch stundenlang reden.


in-manas: Ja, ich glaube, das würde hier an dieser Stelle den Rahmen sprengen. Vielen Dank für die wertvollen Einblicke und die interessanten Inputs. Und vielleicht tauschen wir uns bald wieder aus, denn gerade in diesem Bereich geht die Entwicklung rasant voran und der Gesprächsstoff würde uns sicher nicht ausgehen.


Tim: Sehr gerne, bis zum nächsten Mal.


HINWEISE UND VERTIEFUNGSTIPPS

  • Wer mehr über Tim Schrick erfahren möchte: Hier geht es zu seinem LinkedIn Profil.

  • Hier geht es zur Website von Haufe HR Services

  • Und für alle, die Lust auf mehr Themen rund um Personal- und Organisationsentwicklung haben: Im Inno Hub for People & Culture in unserem INNO-VERSE gibt es „unendlich viel“ Diskussions- & Innovationsraum für aktuelle Themen und Herausforderungen wie diese, samt Tausenden Innovationsbeispielen, zahlreichen Interviews und Tools sowie Special Contents als Inspirationsquelle, um darauf aufbauend an Lösungen zu arbeiten.


UND HIER NOCH DIE VERSPROCHENE SAMMLUNG PASSEND ZUM THEMA


Einfach auf den Bildlink klicken und "durchblättern".


Bildlink, der ins INNO-VERSE führt.

In diesem Sinne wünschen wir viele Impulse für eure Strategie- und Innovationsarbeit, auch im Bereich People & Culture.


Grüße aus dem INNO-VERSE

Das in-manas-Team

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