Kennt ihr das Gefühl, wenn die Zeit "verrinnt?" Die gute Nachricht: Man kann an Lösungen arbeiten, zum Beispiel im INNO-VERSE. Dort ist kürzlich im Inno Hub for People & Culture folgender Beitrag auf der Pinnwand "Gesunder Arbeitsplatz" gelandet. in-manas-Innovation Scout Nicole Raukamp ist gemeinsam mit unserem KI-gestützten CoCreator der Frage nachgegangen, wie Zeitoptimierung bei hybriden Arbeitsformen gelingen kann. Das Ergebnis der Teamarbeit? Tipps und Tools für ein effizientes Zeitmanagement zwischen Büro und Videocalls. Wir sind gespannt, welche davon zu euren Favoriten zählen.
Die plötzliche Umstellung auf virtuelle Arbeitsformen und Homeoffice hat die Zusammenarbeit in den letzten Jahren stark geprägt. Nun ist vielerorts eine strenge Rückkehr zum Arbeitsplatz im Büro zu beobachten. Eine Microsoft-Studie sieht die Zukunft der (Zusammen-)Arbeit jedoch in hybriden Modellen: Demnach würden wir einen Teil unserer Zeit zuhause arbeiten, einen anderen im Büro oder Geschäft verbringen.
Bei allen Modellen, insbesondere aber bei der hybriden Arbeitsform, wird Zeitmanagement zu einem wichtigen Faktor, um Stress und Burnout zu vermeiden. Denn wer täglich von einem virtuellen Termin zum nächsten hetzt und dabei auch noch Kernanwesenheitszeiten und Fahrzeiten im Berufsverkehr berücksichtigen muss, hat zwischendurch oft nicht einmal mehr Zeit für einen Toilettengang oder einen Kaffee – von Zeit für inhaltlich-fachliche Arbeit oder für die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen ganz zu schweigen.
Bei allen Modellen, insbesondere aber bei der hybriden Arbeitsform, wird Zeitmanagement zu einem wichtigen Faktor, um Stress und Burnout zu vermeiden.
Daher folgen hier ein paar Tricks für das Zeitmanagement bei hybriden Arbeitsformen Ziel ist es, den Mitarbeitenden dabei zu helfen, ihre Arbeitszeit optimal zu nutzen und die Balance zwischen Arbeit und Privatleben zu wahren.
MEETING "UM 5 NACH" Wenn Meetings immer erst um 10:05, 11:05 ...(wahlweise auch "um 10 nach") beginnen, dann ist die Meetingzeit mit 50 oder 55 Minuten immer noch hoch, aber alle haben automatisch ein kleines Zeitfenster, um durchzuatmen, sich zu sammeln, einen Tee zu kochen, einen Blick in den Spiegel zu werfen, auf dem Balkon frische Luft zu schnappen, die Katze zu füttern, Kollegen noch eine Akte vorbeizubringen, die Post zu holen ... und ... und ... und.
KRUMME-MINUTEN-MEETINGS Viel zu oft werden Meetings für eine ganze Stunde angesetzt, obwohl auch weniger Zeit reichen würde. Oftmals wäre weniger Zeit sogar von Vorteil, damit ein Thema konzentrierter diskutiert wird. Da hilft es zum Beispiel, ein Meeting beispielsweise von 10:00 bis 10:35 Uhr anzusetzen. Das sorgt erstmal für ein Fragezeichen, wirkt aber positiv auf die Effizienz.
"POST-IT-BOARD" UND AGILE METHODEN Einige existierende Tools (wie zum Beispiel Trello) bieten Vorlagen aus dem agilen Projektmanagement, um Aufgaben und Zeit besser zu managen. Sie helfen auch beim Selbstmanagement und darin, die eigenen Aufgabenberge übersichtlicher zu gestalten: Zum Beispiel mit dem „Post-It-Scrum-Board“ (gibt's auch virtuell) wirkt die Menge der Tasks weniger schwer und kürzere Tasks werden leichter und schneller erledigt.
TÄGLICHER TERMINBLOCKER Einen täglichen Zeitblocker von 1-2 Stunden im Kalender einzustellen, der dann greift, wenn an Bürotagen die Fahrt zur Arbeit ansteht (also z. B. von 8-10 Uhr) entspannt ungemein. An anderen Tagen wird dieser Block für die intensive Arbeit an einem Thema oder zur Vorbereitung von Meetings genutzt.
MEETINGS IN NAH GELEGENE CO-WORKING-SPACES AUSLAGERN Längere und kreative Meetings können in Co-Working-Spaces stattfinden, um den Zusammenhalt zwischen Mitarbeitenden im Büro und denen im Homeoffice zu fördern. So können sich alle sehen und haben eine gemeinsame Basis für diesen Tag. Die Flexibilität wird gewahrt und vielleicht können die Mitarbeitenden aus beiden Formen so konzentrierter arbeiten. Außerdem kann der Weg von und zum Meeting besser eingeplant werden und es besteht vielleicht Zeit für ein gemeinsames Mittagessen, einen Spaziergang zurück zum Büro oder den persönlichen Austausch.
Uns haben das MEETING UM 5 NACH sowie das KRUMME-MINUTEN-MEETING besonders gut gefallen und wir werden beide Varianten bei nächster Gelegenheit erproben. Wir sind gespannt auf eure Favoriten. Wenn ihre weitere Tipps und Tricks auf Lager habt, freuen wir uns auf eure Ergänzungen.
Grüße aus dem INNO-VERSE
Das in-manas-Team
PS: Und wenn ihr selbst auch Lust habt, gemeinsam mit unserem KI-gestützten CoCreator an neuen Lösungen für den Bereich People & Culture (oder für die vielen anderen Themenhubs im INNO-VERSE) zu arbeiten, dann schaut doch einfach rein in unsere Ideen- und Lösungswerkstatt und arbeitet an unseren Themen-Pinnwänden.
